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张家界会议操作手册小常识

        无论是什麽行业的企业或单位举办会议,不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富,单纯站在举办方的立场与角度上看问题,都会面临各种问题:

    一.需要做些什麽?
    会议有各种类型,不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息,通    过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。

    二.谁来筹划会议?
    从秘书到公司总裁,每个人多多少少都可能会参与会议的筹划,只不过有人是专职从事这项工作,有的是兼任此职,此外还有其他职责    。无论是专职还是兼职,最终结果,是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。
    会议筹划者的职责:作为会议筹划者,要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。 
   ·善于与人共事 
   ·善于注意小节 
   ·善于解决问题
   ·善于与人协商
   ·能够管理会议财务事宜
   ·熟悉酒店运作
   ·能够安排恰倒好处的菜单
   ·能够熟练操作电脑
   ·能够熟练地与视听服务公司打交道
   ·能妥善接待贵宾和外国客人
   ·熟知各种礼仪
   ·行事果断、执着

    会议筹划者的任务:

   ·制定计划,确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标
   ·制定会议议程
   ·了解可供使用的场所和设施情况
   ·选择或提议合适的场所
   ·检查并比较各项设施
   ·安排交通事宜
   ·协调会务工作人员的活动
   ·招收、培训会务人员和广告人员
   ·制定可行预算或按既定预算安排有关工作
   ·确定各项工作的时间安排
   ·视察选定的场所和设施
   ·与各有关方面进行接洽(运输公司、旅行社、视听服务公司)
   ·确定印刷公司
   ·安排食品、饮料有关事宜
   ·讨价还价
   ·同会议发言人和各位贵宾进行联系

     三.主要会议类型: 
   ·销售会议:一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议,或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。
  ·年会:可以是公司股东大会,也可能是行业协会每年一次的会员大会。
  ·产品发布会:是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。
  ·研讨会:是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。
  ·专业会议:是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。
  ·奖励会议:是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。
  ·培训会议:一般要用至少一天,多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所,培训内容高度集中,由某个领域的专       业培训人员教授,而且通过培训要实现某些目的和目标。

   四.会议筹划步骤:

   目的和目标:确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议的目标和目的有以下一些:
  ·培训、通知、教育、探讨问题、做决策
  ·引入新事物或介绍新人员
  ·激励、开发、展示、促进与改善、解决问题
  ·讨论如何赢利、赢利

   五.在你筹划一个会议时,你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果,如果你们的意见相符,你就可
 以做下一步的筹划了:

 ·预计召开会议的日期;
 ·会议预计召开几天;
 ·打算在什麽地方召开会议;
 ·会议形式或程序是什麽;
 ·需要多大的场地;
 ·以前开过这样的会议吗?结果如何;
 ·将有多少人到会;
 ·会议预算是多少;
 ·与会者对费用开支很在意吗?
 ·打算选用什麽级别的酒店和设施;
 ·打算选用最高级的房间标准是什麽;
 ·谁来制作会议邀请函;
 ·会议需要向与会者打印相关资料吗?
 ·会议的发言人有哪些?
 ·会议需要什麽样的视听设备;
 ·需要食品、饮料的酒会、招待会有几次;
 ·与会者可以携带家属吗?
 ·打算为与会者安排一些特别活动吗?打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗?是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗?
 ·有谁来承担这些活动的费用

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